出纳人员要对经济业务有全面的了解就必须定期对账和结账，对账和结账的依据是出纳账簿。出纳账簿，是由具有一定格式、相互联系的账页所组成的，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录和反映各种资金运动状况的账簿，是出纳人员管理本单位货币资金收支结存的工具。

    （一）出纳账簿的分类

    出纳账簿在实际工作中主要包括现金日记账、银行存款日记账、有价证券明细账及备查账。

    1.现金日记账

    现金日记账是记录和反映出纳人员在办理本单位的经济业务中，由于使用现金结算而发生的现金收付情况及其库存余额的顺序账簿。它是由出纳员根据现金收款凭证和现金付款凭证按业务发生的先后顺序每天逐笔登记，并在每天下班前结出现金余额。对于从银行账户中提取现金的业务，则应根据银行存款付款凭证登记现金日记账。现金日记账的格式一般都为借贷余三栏式，即在同一张账页上设置”借方“、”贷方“、”余额“三栏分别反映现金的收入、付出和结存情况。此外在”摘要“栏后还设有”对方科目“一栏，以具体登记对方科目的名称，明确反映会计分录之间的对应关系。出纳日记账的具体格式如下：

    2.银行存款日记账

    银行存款日记账是记录和反映本单位在经济业务中由于使用银行存款结算而使银行存款发生增减变动及其结存情况的序时账簿。它由出纳员根据银行存款付款凭证和银行存款收款凭证逐日逐笔登记，每天下班前结出银行存款结存额，对于将现金存入银行的业务，则应根据现金付款凭证登记银行存款日记账。日记账每月至少和银行对账单核对一次。

    现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿，账页按顺序编号，不得随意抽换或增添，以保持账页页数和顺序记录的系统性、完整性，以防不法分子从中舞弊。启用订本式账簿，应当从第一页到最后一页连续登记，不得跳页缺号。

    银行存款日记账的格式与现金日记账基本相同，但还专设有”结算凭证种类和号码“栏，以反映银行存款收付时所采用的具体结算方式。如果单位有外币存款的应按不同币种和开户银行分别设置日记账。银行存款日记账的具体格式如下：

    如果收付款凭证量较多，财务管理上又需要掌握每笔收入的对应科目和金额，现金日记账和银行存款日记账也可以采用多栏式。即将收入栏和支出栏按照对方科目设置若干专栏，也就将收入栏按贷方科目设专栏，支出栏按借方科目设专栏。

    如果现金和银行存款收、付的对应科目较多，势必造成多栏日记账的账页篇幅过大。因此，可将多栏式的现金日记账和银行存款日记账分设收入日记账和支出日记账。在这种情况下，应将支出日记账的当天支出总数，转记收入日记账中的当天支出合计内，以结算出当天的账面余额。

    如果单位的现金和银行存款收付业务较少且只有一个银行账号时，也可以将现金与银行存款日记合并，称为出纳日记账，分别设置借贷余三栏，其他栏目共用，以减少账本数量。

    3.有价证券明细账

    有价证券明细账主要核算股票、债券等有价证券的增减变动及结存情况。出纳人员以自己保管的各种有价证券按不同的单位分设明细账页进行核算，如设”长期股权投资--股票投资（××股票）“等科目。明细账可选择”三栏式“或”多栏式“账簿，具体格式如下：

    4.备查账簿备查账簿也称辅助账簿或备查簿。它是对序时账簿和分类账簿未能记载或记载不全的与经济业务有关的情况进行补充登记的账簿，或者说是为便于查考而对有些备忘事项进行登记的账簿。如”租入固定资产备查簿“、”应收票据备查簿“等。

    备查账簿与序时账簿和分类账簿相比，存在两点不同：一是登记依据可能不需要记账凭证，甚至不需要一般意义上的原始凭证；二是账簿的格式和登记方法不同，备查账簿的主要栏目不记录金额，它更注重用文字来表述某项经济业务的发生情况。

    （二）出纳账簿的登记

    出纳人员应当按照审核无误的会计凭证登记出纳账簿，保证账簿记录的真实性、完整性、准确性和及时性。登记账簿的管理主要有账簿的启用、账簿的书写要求和登记方法等。

    1.出纳账簿的启用

    出纳员在启用现金日记账和银行存款日记账时，首先应在账簿封面上写明单位名称、账簿名称以及所属的年份。然后在账簿的扉页上填写账簿启用表，逐项填明单位名称、账簿名称、账簿号码、账簿页数、启用账簿日期、记账人员和会计主管人员姓名，并加盖单位出纳专用章和个人名章。如出纳员年中调动工作，应按规定办理移交，应由交接双方和监交人员签名盖章，并注明接管和移交日期，以明确双方的责任。

    按规定，现金日记账和银行存款日记账一律采用订本式账簿，出纳员在启用账簿时，对于未印制顺序号的账簿，应从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺页或缺号。使用活页式明细账的，应当按账户顺序编号，并须定期装订成册。

    装订后，再按实际使用的账页顺序编定页码，另有目录记明每个账户的名称和页次。现附账簿启用表及账簿目录表格式如下：

    2.出纳账簿的登记要求

    出纳人员在登记现金日记账、银行存款日记账及相关明细账时，应严格按照下列要求进行记账。

    （1）准确完整，注明记账符号。

    为了保证账簿记录的真实和正确，必须根据审核无误后的会计凭证登账。登账时，应将会计凭证的日期、种类、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料等逐项记入账内，同时要在会计凭证上注明账簿的页数，或画”v/“，表示已经登记入账，防止漏记、重记和错记情况的发生。

    （2）正常记账，使用蓝黑墨水。

    为了使账簿记录保持清晰、耐久，便于长期备查和防止涂改，在登账时，必须用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得用圆珠笔或铅笔书写。书写的字迹必须清楚、工整，不得潦草。

    （3）顺序连续登记。

    各种账簿都必须按编定的页次逐页、逐行顺序连续登记，不得隔页、跳行登记。如果发生隔页、跳行时，不得随意涂改，应将空页、空行用红线对角画掉，加盖”作废“或”此行空白“、”此页空白“的字样，由记账人员签章。

    （4）过次承前。

    每登记满一张账页时，应加计本页发生额总数，结出余额填在账页的最末一行，并在摘要栏内注明”过次页“字样。然后，将发生额总数和余额填在下一账页的第一行，并在此行摘要栏内注明”承前页“字样。

    对需要结计本月发生额的账户，结计”过次页“的本页合计数应当为从本月初至本页末的发生额合计数；对于需要结计本会计年度内累计发生额的账户，结计”过次页“的本页合计数应当为从年初起至本页末的累计发生额；对不需要结计本月发生额和本年累计数的账户，则可以只将每页末的余额结转次页。

    （5）结出余额。

    出纳员应按日结出日记账的余额，在”借“或”贷“栏内写明”借“或”贷“等字样，表明余额是在借方还是在贷方。如果没有余额应在”借“或”贷“栏内注明”平“字，并在余额栏内用”o“或”/“表示。一般而言，现金和银行存款是不可能出现贷方余额的。当出现这种现象时，无非是这些情况：出纳员少计当天货币资金收入；多计当天的支出；出纳员或其他人员暂时垫款未入账。

    （6）各种账簿应按规定及时登记，不得积压。

    编制会计报表时，必须将本报告期的账项登记齐全，并核对相符，不得先编报表后记账，也不准为了编制报表而提前结账。

    （7）书写留空。

    账簿中书写的文字和数据适当留空，不要写满格或越格错位。书写文字应紧靠左线，书写数据应紧靠底线，字体大小一般应占格宽的1/2，以便出差错时按规定方法改错。

    （8）不得刮擦涂改。

    在记账过程中，若账簿记录发生错误，应根据错误的具体情况，采用正确的方法予以更正，不得涂改、挖补、刮擦或用褪色药水更改字迹，或随意销毁账页。