出纳人员一天要处理大量的经济业务，频繁的收发现金，填制和取得相应的原始凭证。为了全面地控制和了解经济业务的来龙去脉，就必须对原始凭证进行账务处理，编制记账凭证，并登记现金日记账。出纳人员进行账务处理时，要将实践操作与理论联系起来，这样才能使工作得心应手，尽快使自己成为一名合格的专业人员。

    （一）现金收支业务实例现金收支业务应由出纳人员在当天即进行账务处理。出纳人员根据审核无误的原始凭证办理收付手续后，按照会计制度的要求编制会计分录，完成记账凭证，并依此登记现金日记账。

    【例】中兴公司在4月30日的”库存现金“账户余额是元，库存限额是10000元，当天发生下列现金收支业务。

    （1）根据领导已审批的工资表，4月份工资为42000元，开出现金支票向银行提现。

    （2）开出现金支票5400元，补足库存限额作为备用金。

    （3）发放4月份工资42000元；其中管理人员工资元，生产车间管理人员3000元，生产工人工资24000元，销售人员工资8000元。

    （4）收回货款1000元，3月份已开发票并已发货。

    （5）职工张某因公出差，预借差旅费2000元，预计3天后返回。

    （6）支付办公室用4月份水电费720元。

    （7）支付职工李某的工伤医疗费用360元。

    （8）支付第二季度的报刊费600元。

    （9）退回上个月预收某单位的包装物押金1000元。

    （10）生产部门开始实行定额备用金制，领取现金2000元。

    （11）出售办公室废旧报刊，取得现金100元。

    （12）销售货物一件，金额为1000元，增值税为170元，已收齐货款并发货。

    （13）车间购买考勤表等办公用品，款项150元用现金支付。

    （14）张某出差归来，报销差旅费2400元，其中火车票元，市内交通费500元，住宿费3天600元，伙食补助每天40元计120元，邮电费80元，行李运费200元。差旅费报销经单位有关领导审批后再补付现金400元（这里为了反映账务处理的过程，并为一天核算）。

    （15）收到某人交来预付货款现金10000元。

    （16）将现金收入12270元存入银行。

    则出纳人员在办妥上述收支手续后，应编制如下会计分录。

    （1）提款时：

    借：库存现金42000

    贷：银行存款42000

    （2）提取备用金时：

    借：库存现金5400

    贷：银行存款5400

    （3）发放工资时：

    借：管理费用7000

    制造费用3000

    生产成本24000

    销售费用8000

    贷：库存现金42000

    （4）收回上月货款时：

    借：库存现金l000

    贷：应收账款1000

    （5）支付差旅借款时：

    借：其他应收款——张某2000

    贷：库存现金2000

    （6）支付水电费时：

    借：管理费用720

    贷：库存现金720

    （7）支付医疗费：

    借：应付职工薪酬360

    贷：库存现金360

    （8）支付报刊费：

    借：管理费用600

    贷：库存现金600

    （9）退回押金时：

    借：其他应付款1000

    贷：库存现金：l000

    （10）支付备用金时：

    借：其他应收款一一生产部门备用金2000

    贷：库存现金2000

    （11）收到废旧报刊费时：

    借：库存现金100

    贷：管理费用100

    （12）收到货款：

    借：库存现金1170

    贷：主营业务收，A1000

    应付税费——应缴增值税（销项税额）170

    （13）支付车间办公费：

    借：制造费用150

    贷：库存现金150

    （14）报销差旅费：

    借：管理费用一一差旅费2400

    贷：库存现金400

    其他应收款——张某2000

    （15）预收货款：

    借：库存现金10000

    贷：预收账款10000

    （16）存款时：

    借：银行存款12270

    贷：库存现金12270

    为了更好地反映记账凭证的编制情况，现附第（3）项业务的付款凭证加以说明。

    （二）现金日记账的登记现金日记账是根据记账凭证按时间顺序依次登记的，每天下班前，出纳人员都应结出现金日记账的余额并同现金的库存实有数相核对，做到日清月结，账实相符。

    对于非正常原因产生的现金盈亏问题，出纳人员应当按规定进行处理，保证账实一致，不得以长款补短款，不得空额抵库隐瞒不报，具体操作如下：

    （1）每天下班前进行现金清查时发现有待查明原因的现金短缺或盈余时，应通过”待处理财产损益“科目核算。属于短缺的，应按实际短缺现金金额，借记”待处理财产损益--待处理流动资产损益“科目，贷记”库存现金“；对于现金溢余的，按实际溢余的余额，借记”库存现金“，贷记”待处理财产损益--待处理流动资产损益“，查明原因后按情况进行处理。

    （2）现金短缺的账务处理。

    ①属于由责任人赔付的部分，借记”其他应收款--应收现金短缺款（××个人）“科目，贷记”待处理财产损益--待处理流动资产损益“科目。

    ②属于无法查明的，根据管理权限，经批准后处理，借记”管理费用--现金短缺“科目，贷记”待处理财产损益--待处理流动资产损益“科目。

    ③属于漏记、错记付款凭证造成的短缺，应予以补充或按补充更正法予以更正相关科目。

    （3）现金溢余的账务处理。

    ①属于应支付给有关人员或单位的，应借记”待处理财产损益--待处理流动资产损益“科目，贷记”其他应付款--应付现金盈余（××个人或单位）“；②属于无法查明原因的现金溢余，经有关领导批准后，借记”待处理财产损益--待处理流动资产损益“，贷记”营业外收入--现金盈余“科目。

    经过账实核对无误，即可将已登记完毕的现金日记账结账，完成现金的账务处理工作。现假设中兴公司4月1日无期初余额，本月截至4月29日合计借方发生额为905400元，贷方发生额为900800元，则现金日记账登记如下：

    （三）备用金的核算管理备用金是指支付给单位内部各有关部门或工作人员用于日常零星开支的款项，如采购部门的采购备用金、收银部门的找零备用金等。备用金是单位现金的特殊形式，其现金不由出纳人员保管和收支，而由各部门人员在规定的额度内按照规定的范围使用，以便于灵活地开展业务，提高工作效率。出纳人员应当了解本单位的备用金保管和使用情况，按照规定办理预借和报销手续，保证备用金的安全与完整。

    1.备用金借支管理

    （1）企业各部门填制”备用金借款单“.一方面财务部门核定其零星开支便于管理；另一方面，凭此单据支给现金。

    （2）各部门零星备用金，一般不得超过规定数额，若遇特殊需要应由企业部门经理核准。

    （3）各部门零星备用金借支应将取得的正式发票定期送到财务部门备用金管理人员（出纳人员）手中，冲转借支款或补充备用金。

    2.备用金保管

    （1）备用金收支应设置”备用金“账户，并编制”收、支日报表“送交经理。

    （2）备用金应根据取得的发票定期编制备用金支出一览表，及时反映备用金支出情况。

    （3）备用金账户应做到逐月结清。

    （4）出纳人员应妥善保管与备用金相关的各种票据。

    3.备用金的预借额度。

    （1）备用金管理一般有定额管理和非定额管理两种方法。定额管理是根据各部门的实际需要和单位的财务负担能力核定并报有关领导批准的备用金定额；非定额管理是按每次业务所需备用金管理额预借并按报销金额核销的备用金。

    （2）管理。单位内使用备用金的部门，应指定专人负责备用金的使用和保管，专门负责人对备用金的安全负有完全责任。

    （3）用途。财会部门应会同单位有关部门制订备用金的使用范围，开支权限，领款、报销手续及报销期限，并在预借时向专门负责人予以书面说明。

    （4）账务处理。领用备用金时，应借记“其他应收款——A部门（B个人）备用金”，贷记“库存现金”。

    4.备用金的报销

    （1）定额备用金的报销。各部门在使用备用金后至财务部门报销，报销期限至少一个月一次，报销时出纳员按审核无误的报销单据支付现金给备用金管理人，补足其原定额。只有等到期终、撤销定额备用金或调换经办人时才全部交回备用金。

    举例如下：

    ①月末生产部门备用金保管员小刘报销办公用品支600元，则账务处理为：借：制造费用600贷：库存现金600

    ②年度终了，收回生产部门备用金2ooo，待重新核定后再设立备用金。借：库存现金2000贷：其他应收款——生产部门备用金2000

    （2）非定额备用金的报销。非定额备用金一般是根据特定业务的需要而预借的，因此并非长期保留项目，而是在业务办理完后凭有关票据到财务部门一次性报销，多退少补，一次结清，下次再用时则重新办理手续，管理上与差旅费的预借和报销十分类似。